A rotina contábil diante da convivência entre regimes fiscais
Quem atua no fechamento fiscal depara-se hoje com uma rotina que exige monitoramento contínuo de detalhes operacionais, pois o ambiente de trabalho precisa administrar as exigências dos tributos já estabelecidos enquanto assimila os procedimentos informativos do novo sistema tributário. Em outubro de 2026, os setores fiscais continuam processando e transmitindo a EFD-ICMS/IPI, a EFD-Contribuições e as declarações estaduais e municipais vigentes, além do fechamento das apurações correntes pela DCTFWeb. Em paralelo, as equipes contábeis acompanham a incorporação gradual dos campos de CBS e IBS nos Documentos Fiscais Eletrônicos, ajustando parâmetros de emissão e parametrizações de sistemas para cumprir o calendário formal da transição.
A convivência dos dois ambientes impõe atenção à qualidade dos dados fiscais gerados diariamente, exigindo prudência técnica na conferência das regras aplicáveis a cada modelo de documento. A legislação estabelece que o não recolhimento financeiro da CBS e do IBS no período probatório vincula-se ao cumprimento dos deveres instrumentais, como prevê a Lei Complementar nº 214/2025, de modo que a adesão aos procedimentos de autorregularização depende das condições e dos ritos previstos nas normas aplicáveis pelos órgãos fazendários, sem dispensar o acompanhamento próximo de eventuais inconsistências que possam ser apontadas pelos sistemas fiscalizatórios.
A relevância desse processo de adequação reflete-se no nível de maturidade observado no mercado, como apontou a sondagem realizada pela Omie em 23 de setembro de 2026, demonstrando que 38% das pequenas e médias empresas brasileiras ainda se concentravam em buscar orientações preliminares sobre a reforma, enquanto 10% delas declararam não ter começado nenhuma etapa de preparação. Esse cenário demonstra que os escritórios e departamentos fiscais exercem papel orientador relevante para que os clientes revisem seus sistemas emissores e alinhem suas rotinas aos leiautes oficiais.
Calendário da transição: cronograma de obrigações e regras ano a ano
A transição planejada pela Lei Complementar nº 214/2025 e regulamentada por atos da administração tributária distribui prazos distintos para a disponibilização de esquemas XML, a entrada em vigor de obrigações específicas e a aplicação gradual das regras de validação nos sistemas autorizadores.
Para orientar o planejamento dos fechamentos fiscais, as etapas do cronograma organizam-se da seguinte maneira:
- 2026 (fase de testes, adaptação de leiautes e início de declarações setoriais): Permanece regular o envio da EFD-ICMS/IPI, da EFD-Contribuições e da DCTFWeb em suas rotinas habituais. No tocante aos documentos fiscais, o ano de 2026 iniciou a etapa de adaptação com a previsão de preenchimento das alíquotas de teste de 0,9% para a CBS e de 0,1% para o IBS na NF-e, na NFC-e e na NFS-e, ressalvadas as flexibilizações temporárias nas regras de rejeição de documentos em produção. Nos documentos de transporte, o cronograma estabelecido pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 fixou a obrigatoriedade dos leiautes adaptados a partir de 3 de agosto de 2026 para modalidades como CT-e, CT-e OS, DC-e, GTV-e e MDF-e, prevendo exceções para operações específicas, a exemplo de determinadas modalidades de BP-e cujo início foi programado para 1º de dezembro de 2026. Em 15 de novembro de 2026 vence o prazo de entrega da primeira competência mensal, referente a outubro de 2026, da DeRE (Declaração de Regimes Específicos), obrigação restrita aos contribuintes expressamente abrangidos por essas regras diferenciadas, sendo indispensável que os eventos de tabela D-1001 e D-1011 tenham sido transmitidos e processados previamente pelo ambiente do SPED antes do envio dos eventos periódicos. Em 1º de dezembro de 2026, a exigência de emissão no padrão da NFS-e passa a alcançar as hipóteses específicas previstas no ato normativo, englobando certas operações de locações e cessões onerosas que atendam aos critérios regulamentares, sem constituir imposição indistinta para todas as modalidades contratuais do mercado.
- 2027 e 2028 (implementação da CBS, Imposto Seletivo e tratamento de créditos do modelo anterior): A partir de 1º de janeiro de 2027, entram em vigor com exigibilidade definitiva a CBS e o Imposto Seletivo, ao passo que o PIS e a Cofins são extintos e a alíquota de IPI é reduzida a zero na maioria dos casos, preservadas as exceções dos produtos com industrialização incentivada na Zona Franca de Manaus, conforme estabelece a Lei Complementar nº 214/2025. A EFD-Contribuições manterá sua utilização restrita a competências anteriores, transmissões retificadoras e aos atos formais voltados à apuração de saldos remanescentes do regime prévio, sem que sua apresentação seja obrigatoriamente exigida em todo e qualquer procedimento de ressarcimento ou compensação, cuja tramitação observará a legislação processual e fazendária cabível.
- 2029 a 2032 (redução escalonada das alíquotas de ICMS e ISS): O artigo 128 do ADCT determina a redução gradual das alíquotas do ICMS e do ISS, as quais passam a ser aplicadas nas seguintes proporções sobre as alíquotas integrais: 90% em 2029, 80% em 2030, 70% em 2031 e 60% em 2032. Os percentuais restantes representam o ritmo da desoneração do sistema estadual e municipal, cabendo ao IBS ocupar progressivamente o espaço tributário conforme a regulação do Comitê Gestor do IBS, sem que isso signifique uma simples equivalência matemática direta de alíquotas nominais entre os tributos. Ao longo desse quadriênio, as empresas continuarão elaborando as escriturações fiscais do modelo tradicional paralelamente às declarações próprias do IBS.
- 2033 (extinção do ICMS e ISS no modelo definitivo): A partir de 1º de janeiro de 2033, opera-se a extinção definitiva do ICMS e do ISS em decorrência da vigência plena do IBS e da CBS. Essa cessação dos tributos em si não acarreta o encerramento automático e simultâneo de todas as obrigações acessórias estaduais, cabendo aos órgãos competentes regulamentar os prazos de guarda documental, escriturações retroativas e eventuais ajustes pendentes da transição.
Desafios operacionais e o fluxo de dados na rotina fiscal
A gestão desse período de transição adiciona etapas de conferência aos fechamentos mensais, porque os analistas precisam examinar a compatibilidade entre as informações lançadas nos sistemas de faturamento e os parâmetros técnicos exigidos pelo Fisco federal, estadual e municipal. Diversas operações faturadas passam a envolver campos informativos específicos dependendo da natureza da mercadoria, do serviço prestado e do modelo de documento eletrônico emitido, demandando checagens que considerem a apuração própria dos novos tributos de forma segregada das obrigações federais tradicionais.
O volume documental das organizações exige soluções integradas de conferência que reduzam a necessidade de verificações isoladas e facilitem a identificação prévia de inconsistências nos arquivos fiscais. Ferramentas voltadas à gestão e auditoria do SPED, como o turboSPED, auxiliam os profissionais na análise detalhada das informações geradas, permitindo cruzar os dados dos documentos eletrônicos com as regras vigentes do SPED antes da transmissão das escriturações mensais.
Outro ponto de atenção reside nos contribuintes que realizam operações enquadradas em regimes específicos e que precisam entregar a DeRE a partir de novembro de 2026. A exigência de processar primeiro os eventos de tabela D-1001 e D-1011 antes de alimentar os registros de movimentação periódica requer uma organização documental rigorosa, na qual os parâmetros cadastrais do declarante precisam ser reconhecidos e validados pelo ambiente da Receita Federal com antecedência, prevenindo rejeições na recepção das informações econômicas do período.
Recomendações práticas para manter as entregas em conformidade
Para conduzir as apurações fiscais com estabilidade durante a coexistência dos sistemas, a primeira recomendação aos departamentos contábeis é o alinhamento tempestivo com os fornecedores de software de gestão e faturamento dos clientes. É fundamental verificar se os sistemas emissores já contemplam os esquemas XML vigentes para cada modalidade operacional, atentando para as datas de vigência e as exceções trazidas pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 em relação aos documentos de transporte.
A segunda medida recomendável consiste em revisar a parametrização dos cadastros operacionais que envolvem locação de bens e cessões onerosas, verificando se tais atividades se enquadram nas hipóteses específicas de emissão de NFS-e que passam a vigorar em 1º de dezembro de 2026. Identificar preventivamente as operações atingidas pelas normas permite orientar os setores emissores da empresa sobre os leiautes municipais cabíveis, reduzindo a ocorrência de emissões em modelos incompatíveis com a regulação.
Também convém estabelecer procedimentos de revisão interna periódica no fechamento de cada mês, monitorando as diretrizes de conformidade publicadas pelos órgãos fazendários para sanear eventuais omissões nos campos de IBS e CBS conforme os ritos formais previstos. A estruturação dessas rotinas organiza o fluxo de trabalho contábil, minimiza retrabalhos operacionais na retificação de arquivos e favorece a assimilação gradativa das exigências da transição tributária.
Perguntas frequentes sobre a obrigação acessória na transição
A omissão dos campos de IBS e CBS na nota fiscal em 2026 cancela a dispensa de recolhimento de forma imediata?
Não necessariamente. Embora a Lei Complementar nº 214/2025 condicione a dispensa de recolhimento financeiro ao cumprimento das obrigações acessórias informativas, a legislação prevê a aplicação de procedimentos de autorregularização e flexibilizações temporárias na rejeição de notas no ambiente de produção, devendo o contribuinte observar os ritos fixados pela fiscalização para regularizar pendências.
A EFD-Contribuições continuará sendo entregue obrigatoriamente para todo pedido de compensação a partir de 2027?
Não em todos os casos de forma indistinta. A partir de 1º de janeiro de 2027, a escrituração será mantida para o atendimento de obrigações de períodos anteriores, retificações e apuração dos saldos remanescentes de PIS e Cofins, cabendo à legislação e aos atos normativos determinar em quais hipóteses específicas ela integrará a instrução dos pedidos de ressarcimento ou compensação.
Quais prazos foram estabelecidos para a adaptação dos documentos fiscais de transporte em 2026?
O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 fixou a exigência dos leiautes adaptados à Reforma a partir de 3 de agosto de 2026 para modalidades como CT-e, CT-e OS, DC-e, GTV-e e MDF-e, estabelecendo cronograma diferenciado para casos específicos, como modalidades de BP-e com obrigatoriedade prevista para 1º de dezembro de 2026.
Quais requisitos devem ser cumpridos antes da entrega periódica da DeRE em 15 de novembro de 2026?
A DeRE, exigível para a competência de outubro de 2026 com prazo até 15 de novembro de 2026 apenas para os contribuintes enquadrados em regimes diferenciados, exige que os eventos de tabela D-1001 e D-1011 tenham sido transmitidos e processados previamente no ambiente do SPED antes do encaminhamento dos eventos periódicos.
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